Ook in de huidige crisis hebben veel werkgevers weer laten zien snel te kunnen schakelen. Complete werkplekken werden omgebouwd om een veilige werkomgeving te creëren voor de beroepen die hun werkzaamheden niet vanuit huis kunnen verrichten. Beroepen die wel vanuit huis kunnen werken, hebben dit massaal gedaan. In de nieuwe 1,5 meter samenleving zal thuiswerken / op afstand werken een prominenter plek innemen waarbij het meer tot de standaard gaat behoren. Hoe ga je als werkgever om met de ‘thuiswerkers’? Hoe blijf je verbonden en aangehaakt bij wat er speelt? Hoe geef je feedback en optimaliseer je de prestaties? In dit artikel geven we je een aantal tips om ook op afstand te communiceren.
Sta én blijf in contact. Om goed samen te werken is communiceren van groot belang. Het contact verschuift van face-to-face naar digitaal. Zorg ervoor dat medewerkers de juiste tools hebben om bereikbaar te zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan telefoon en chat. Hoe lager de drempel om contact op te nemen, hoe beter op afstand communiceren werkt.
Plan contact momenten in. Stem vooraf af wanneer je contact opneemt en waarover. Dit stelt de ander in staat de juiste informatie te verzamelen zodat je vervolgens efficiënt kunt overleggen. Plan ook in een regelmatige structuur – mits dit in een veilige omgeving kan – face to face contacten in.
Wees to-the-point. Niemand zit te wachten op lange calls of mails. Houd het kort en bondig. Geef aan wat je vraag is, wat je verwacht en wanneer je het verwacht. Zorg dat gesprekken en mails SMART (Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdsgebonden) zijn.
Maak afspraken voor online meetings. Wanneer meerdere personen tegelijk het woord nemen, is het niet meer te volgen. Maak hierover afspraken zoals één microfoon tegelijk open en de rest op mute. Maak ook afspraken over non-verbale communicatie zoals een duimpje wanneer je het eens bent met de spreker. Zorg dat een voorzitter de meeting begeleidt. Maak een agenda met achter ieder agendapunt de tijdsduur van dit agendapunt. Zijn taak is ervoor te zorgen dat de agendapunten worden besproken in de afgesproken tijd. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat de meeting efficiënt verloopt en dat iedereen aan het woord komt.
Meer weten over communicatie op afstand? Neem contact op met één van onze adviseurs op telefoonnummer 0492 – 50 53 00. Wij denken graag met je mee!
STIJN MERKS
NH ADVISEURS
