Een overleg wordt nog wel eens gezien als verspilling van tijd. Een leidinggevende zei ooit: “Overleggen is zonde van de tijd, zes man maal 15 minuten betekent anderhalf uur effectieve werktijd verloren.” Die berekening is volledig juist, maar is dat ook zo?
Het blijkt in de praktijk dat een effectief overleg juist meer effectieve werktijd oplevert. De crux zit hem in een effectief overleg. Op moment dat je gaat overleggen om te overleggen, verspil je inderdaad veel kostbare tijd. Signalen hiervan zijn: het overleg voegt niets toe, zonde van mijn tijd, er verandert toch niets, et cetera et cetera.
Cruciaal is dus een effectief overleg:
Wat is het doel of zijn de doelen van het overleg? Wat wordt er van ons verwacht en wanneer? Wie doet wat? Zo maar wat vragen die vrijwel dagelijks spelen op de werkvloer. Veelal wordt er door iedere medewerker een eigen invulling gegeven op deze vragen zonder dat dit getoetst of afgestemd wordt. Het gevolg is dat er mogelijk belangrijke zaken blijven liggen of dat er door meerdere mensen hetzelfde werk wordt uitgevoerd. Medewerkers raken gefrustreerd, haken af en het kost aan alle kanten bakken vol met geld.
Door dit soort vragen vooraf gezamenlijk te behandelen, voorkom je verspilling van tijd & geld en ben je beter in staat te voldoen aan de (klant)verwachting.
In het LEAN-principe wordt dit soort overleg een dag- / weekstart genoemd. De frequentie is sterk afhankelijk van het bedrijf / de branche, de doelen en de behoefte van de medewerkers.
Waarom kan een dag- / weekstart nuttig zijn?
- Kort cyclisch (dagelijks) focus houden op en bijdragen aan organisatiedoelstellingen;
- Het afstemmen van de capaciteiten (mens / machine / workload);
- Consistente en effectieve communicatie van doelen / prioriteiten;
- Snel delen van (management) informatie.
Wat is het doel van een dag- / weekstart ?
- Terugblik naar gisteren / vorige week:
- Wat ging goed en wat kan beter?
- Wat hebben we geleerd?
- Wat gaan we vandaag / deze week doen?
- Wie doet wat?
- Hoe zetten we onze capaciteit in?
- Wie heeft ruimte en wie heeft hulp nodig?
Om een dag- / weekstart succesvol te laten zijn, zijn er aantal tips die je in acht kunt nemen.
- Afspraak is afspraak (begin dus op tijd);
- Bereidt het overleg goed voor zodat je effectief door de agendapunten heen kunt;
- Doe dit overleg staand! Dit zorgt voor een actievere houding bij de teamleden;
- Laat een dag- / weekstart maximaal 15 minuten duren;
- Ga niet in op details of op individuele gevallen. De agenda is leidend.
Kortom door periodiek en effectief (kort) te overleggen creëer je rust en regelmaat voor medewerkers hetgeen resulteert in een effectievere arbeidsbesteding en dit vergroot het succes op het behalen van de ondernemingsdoelstellingen.
Benieuwd hoe NH Adviseurs je hierin kan ondersteunen? Neem geheel vrijblijvend contact op met één van onze adviseurs. We helpen je graag verder.